Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to obowiązek każdego pracodawcy, niezależnie od formy działalności czy liczby zatrudnionych. Nieprowadzenie lub niewłaściwe przechowywanie akt osobowych może skutkować nałożeniem grzywny. O czym należy pamiętać, aby postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami? Poznaj najważniejsze zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Kto jest odpowiedzialny za przechowywanie akt pracowniczych?
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest przechowywanie dokumentów w taki sposób, aby były zabezpieczone przed uszkodzeniem, zgubieniem i dostępem osób nieupoważnionych. Akta osobowe pracownika powinny być przechowywane w szafkach lub szafach ognioodpornych, a dostęp do nich powinien być ograniczony dla osób z zewnątrz. Pracodawca musi przestrzegać polityki prywatności i praw pracownika. Zatrudnieni mają prawo do wglądu w swoją dokumentację pracowniczą i powinni być informowani o wszelkich zmianach i modyfikacjach.
Jakie dokumenty kadrowe powinna zawierać teczka pracownicza?
Dokumentacja pracownicza składa się z akt osobowych pracowników oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Akta osobowe dzielą się na pięć części: A, B, C, D i E. W części A znajdują się dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie. W części B są dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, m.in. umowa o pracę, zgody RODO, zakres obowiązków, potwierdzenie zapoznania się z przepisami BHP, dokumenty urlopowe, skierowania na badania lekarskie.
Część C zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, np. oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę, kopie świadectw pracy. W części D znajdują się dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracowników, a część E zawiera dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości lub wykrywania obecności substancji odurzających.
Dokładne elementy akt osobowych pracownika są również omawiane na różnego rodzaju szkoleniach kadrowo-płacowych.
Jak prawidłowo przechowywać dokumentację pracowniczą i przez jaki okres?
Od 1 stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Obie formy są traktowane równorzędnie. Pracodawca ma możliwość wielokrotnego zmieniania formy prowadzenia dokumentacji, ale musi pamiętać o dopełnieniu wszystkich formalności z tym związanych, w tym o poinformowaniu pracowników o zmianie formy oraz możliwości odbioru dokumentów w poprzedniej postaci w terminie 30 dni.
Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł (dla osób zatrudnionych po 2018 r.). Dla osób zatrudnionych przed 1999 r. okres ten wynosi 50 lat, a dla zatrudnionych między 1999 a 2018 r. może zostać skrócony do 10 lat po dopełnieniu formalności.
Co grozi za nieprawidłowe przechowywanie akt pracowniczych?
Pracodawca, który nie realizuje obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej lub wykonuje go w sposób niezgodny z przepisami, może zostać obciążony karą grzywny. Podstawą nałożenia kary jest Art. 281 Kodeksu pracy, który określa katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Pracodawca musi zatem dbać o to, aby dokumentacja była prowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami i zabezpieczona przed dostępem osób nieupoważnionych.
Zasady archiwizacji dokumentów pracowniczych: jak długo je przechowywać i jak je niszczyć?
Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia pracownika. Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy dokumenty muszą być przechowywane przez określony okres, zależnie od daty zatrudnienia pracownika. Dokumenty muszą być niszczone w taki sposób, aby odtworzenie i wykorzystanie danych przez osoby niepowołane było niemożliwe. Do utylizacji dokumentów papierowych najczęściej wykorzystuje się niszczarkę, a dokumenty elektroniczne muszą być usuwane z dysków w sposób trwały.
Dokumentacja pracownicza: pełny wykaz dokumentów i ważne przepisy
Pracodawca powinien być dobrze zaznajomiony z przepisami regulującymi prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz Ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych, oraz ich elektronizacją. Pełny wykaz dokumentów, które muszą znaleźć się w dokumentacji pracowniczej, można znaleźć na stronach rządowych, np. w serwisie biznes.gov.pl.
Bądź przygotowany
Jeśli chcesz zgłębić zasady prowadzenia akt osobowych i zdobyć praktyczne umiejętności w tym zakresie, warto wziąć udział w szkoleniach kadrowo-płacowych organizowanych przez Centrum Verte. Te kursy oferują kompleksowe omówienie najnowszych przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej, praktyczne wskazówki oraz możliwość konsultacji z doświadczonymi specjalistami, co pozwala na profesjonalne i zgodne z prawem zarządzanie aktami osobowymi w każdej firmie.
Podsumowanie
Pracodawca powinien prowadzić dokumentację pracowniczą zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć kar i zapewnić pracownikom przejrzystość i dostęp do ich własnych danych. Przestrzeganie tych zasad jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania firmy i ochrony praw pracowników.
Materiał promocyjny.
